Hybriditapahtumat tulevat, oletko valmis?

Virtuaalitapahtumat syntyivät tarpeesta järjestää tapahtumia ja kohdata muita ihmisiä myös poikkeusoloissa. Sitemmin virtuaalitapahtumien hyödyt ovat laajalti tunnistettu; niiden avulla tapahtumiin voi osallistua suurempia yleisöjä kaikkialta maailmasta ja osallistujista voidaan kerätä tarkempaa informaatiota. Virtuaalitapahtumien kustannustehokkuudesta ja ekologisuudesta puhumattakaan.

Vuoden vaihteessa povasimme hybriditapahtumien olevan uusi musta. Vaikka fyysiset tapahtumat tekevätkin hiljalleen paluuta ja niiden merkityksellisyyden voidaan nähdä jopa kasvavan, uskomme yhä tapahtumien tulevaisuuden olevan hybridi. Virtuaalitapahtumien lukuisten hyötyjen vuoksi niin tapahtumajärjestäjät kuin osallistujatkin haluavat säilyttää tietyt virtuaaliset elementit fyysisissä tapahtumissa, jolloin puhutaan hybriditapahtumista.

Mikä on hybriditapahtuma?

  • Tapahtuma järjestetään ainakin osittain fyysisesti
  • Virtuaalinen kokemus järjestetään verkossa, yleensä tapahtuma-alustalla
  • Esiintyjien ja osallistujien on mahdollista osallistua tapahtumaan fyysisesti ja verkossa
  • Kaikkien osallistujien, sekä fyysisesti läsnäolevien että etäyhteyksien päässä olevien, on mahdollista kuluttaa tapahtumasisältöjä sekä vuorovaikuttaa esiintyjien ja muiden osallistujien kanssa reaaliajassa
  • Verkossa olevia sisältöjä voi kuluttaa fyysisen tapahtuma-ajan ulkopuolella

Miksi järjestää hybriditapahtuma?

Hybriditapahtumat yhdistävät fyysisen tapahtuman ja virtuaalitapahtuman parhaat ominaisuudet; fyysisen tapahtuman ihmiskontakti ja sitoutuminen sekä virtuaalitapahtuman tavoittavuus, mitattavuus ja kustannustehokkuus. Hybriditapahtumia ei rajoita fyysiset resurssit kuten tilakapasiteetti tai osallistujien henkilökohtaiset resurssit kuten mahdollisuus matkustaa. Hybriditapahtumien avulla voidaan tavoittaa suurempia yleisöjä sekä kohderyhmiä, jotka ovat olleet aiemmin tavoittamattomissa, maltillisin kustannuksin.

Hybriditapahtumissa sisältöjä voidaan asettaa saataville ajasta ja paikasta riippumatta niin, että myös fyysisesti tapahtumaan osallistuva pääsee tutustumaan itseään kiinnostavaan sisältöön ennen tai jälkeen fyysisessä tapahtumassa vierailun. Tapahtumien kaupalliset ominaisuudet, kuten tuotteiden ja palveluiden tilaus on hybriditapahtumissa monimuotoisempaa ja helpompaa, kuin perinteisissä tapahtumissa.

Hybriditapahtumien merkittävä etu on myös niiden tarjoama mahdollisuus kerätä yksityiskohtaista osallistujadataa. Mikäli käytössä on virtuaalinen tapahtuma-alusta, laajoihin analytiikkaraportteihin pääsee käsiksi sekä tapahtuman aikana että tapahtuman päätyttyä. Analytiikan avulla voidaan ymmärtää kohdeyleisöä paremmin sekä optimoida tapahtumia ja markkinointitoimenpiteitä jopa kesken tapahtuman.

Miten järjestää hybriditapahtuma?

Hybriditapahtuma ei ole pelkkä striimi fyysisestä tapahtumasta, vaan hybriditapahtuman tulisi mahdollistaa yhtäläinen tapahtumakokemus kaikille osallistujille ajasta ja paikasta riippumatta.

Hybriditapahtumalle asetetaan tavoitteet, joiden pohjalta valitaan tapahtumatila ja tapahtuma-alusta. Tapahtuma-alustan valinta on keskeisessä roolissa hybriditapahtuman onnistumisen kannalta, sillä tapahtuma-alusta toimii yhdistävänä siltana fyysisen ja virtuaalisen tapahtuman osallistujien välillä. Tapahtuman luonteesta riippuen tapahtuma-alustan tulee mahdollistaa esimerkiksi tapahtumasisältöjen kuluttaminen, vuorovaikutus esiintyjien ja osallistujien välillä, kaupallinen tekeminen sekä äänestyksiin, peleihin ja arvontoihin osallistuminen.

Hybriditapahtumaa suunniteltaessa on myös huomioitava, että tapahtuman jokaisen elementin (sisältö, ohjelma, tapahtuman kesto, markkinointi, jne.) tulee toimia sekä fyysisessä että virtuaalisessa tapahtumaympäristössä.

Syksyn virtuaali- ja hybriditapahtumat varataan nyt, mikäli kiinnostuit, voit laittaa minulle viestiä [email protected] tai soittaa +358 45 111 2019, niin jutellaan lisää! Muut yhteystiedot ja tarjouspyyntölomakkeen löydät täältä.

Parempia tapahtumia - yhdessä

Lisää luettavaa hybriditapahtumista ja virtuaalitapahtumista
Virtuaalitapahtumat.fi on nyt Unie