Vuoden 2020 loppupuolella harva enää kyseenalaistaa väittämää, että virtuaalitapahtumat ovat tulleet jäädäkseen. Poikkeusolojen ja rajoitusten myötä virtuaalitapahtumat ovat toimineet laastarina fyysisille tapahtumille, mutta uskomme vahvasti virtuaalitapahtumien olevan olennainen osa globaalia tapahtumateollisuutta myös tulevaisuudessa vähintään hybriditapahtumien muodossa. Uuden vuoden kynnyksellä meitä kaikkia luonnollisesti kiinnostaa, miten tapahtumateollisuus tulee kehittymään vuonna 2021.
Kun uuden normaalin myötä etäosallistumisen helppous niin palavereihin, kokouksiin kuin tapahtumiinkin on laajalti tunnistettu; onko enää paluuta entiseen? Koska ihminen on sosiaalinen laumaeläin, on sanomattakin selvää, että rajoituksia purettaessa fyysisille tapahtumille tullaan jälleen löytämään aikansa ja paikkansa. Näyttää kuitenkin vahvasti siltä, että etenkin suurissa tapahtumissa tullaan tulevaisuudessa tarjoamaan optiona virtuaalista komponenttia. Se voidaan nähdä jopa välttämättömyytenä, jolloin vastaus löytyy hybriditapahtumista.
Mikä on hybriditapahtuma?
Hybriditapahtuma voi olla mikä tahansa tapahtuma, jossa yhdistellään fyysisen tapahtuman ja virtuaalitapahtuman elementtejä. Hybriditapahtuman tavoitteena on luoda yhtäläinen, korkealaatuinen tapahtumakokemus sekä tapahtumassa fyysisesti läsnä oleville että tapahtumaan virtuaalisesti osallistuville ja, näin ollen, sitouttaa yleisönsä sen fyysisestä sijainnista riippumatta. Hybriditapahtuma ei siis tarkoita pelkkien keynote-puheenvuorojen live-striimaamista virtuaaliselle yleisölle, vaan lisäksi se mahdollistaa esimerkiksi interaktiivisen viestimisen sekä reaaliaikaisen verkostoitumisen kaikkien tapahtuman osallistujien välillä.
Mitkä ovat hybriditapahtumien hyödyt?
Hyvin toteutetuista hybriditapahtumista hyötyvät sekä tapahtumajärjestäjät että osallistujat, kuten myös esiintyjät ja kumppanitkin. Hybriditapahtumien hyötyjä ovat:
1. Lisääntynyt osallistujakapasiteetti ja korkeampi osallistumisaste
Fyysisten tapahtumien osallistujamäärää rajaa usein fyysisten tilojen kapasiteetti. Hybriditapahtumissa osallistujien määrää voidaan kasvattaa jopa satoihin tuhansiin. Lisäksi mahdollisuus etäosallistumiseen nostaa hybriditapahtumien osallistumisasteen korkeammaksi, sillä osallistuminen on helppoa ja vaivatonta.
2. Kasvanut esiintyjäpotentiaali
Etäosallistuminen kasvattaa esiintyjäpotentiaalia, sillä myös esiintyjät voivat hoitaa osuutensa etänä ja säästää matkustamiseen käytettävää aikaa ja vaivaa. Esiintyjien etäosallistuminen on perusteltua myös taloudellisuuden näkökulmasta, sillä tapahtumajärjestäjät säästyvät kalliilta matkakorvauksilta.
3. Kustannussäästöt
Hybriditapahtumien järjestäminen on huomattavasti edullisempaa kuin fyysisten tapahtumien järjestäminen. Hybriditapahtumien kustannussäästöt näkyvät esimerkiksi tilavuokrissa ja matkakorvauksissa sekä tarjoiluiden ja turvallisuuden järjestämisessä. Säästöjä voidaan sen sijaan kanavoida tapahtuman elämyksellisyyden parantamiseen.
4. Pienempi hiilijalanjälki
Hybriditapahtumien hiilijalanjälki on pienempi kuin fyysisten tapahtumien. Liikenteen aiheuttamat hiilidioksidipäästöt vähenevät, kun väkijoukkojen ei tarvitse matkustaa osallistuakseen tapahtumaan. Myös roskien sekä jätteiden määrän väheneminen pienentää ympäristövaikutuksia. Täten hybriditapahtuman järjestäminen voidaan nähdä järjestävän tahon ympäristötekona. Yleisen ympäristötietoisuuden lisääntyessä kasvaa myös arvostus ympäristövastuunsa tuntevia tapahtumajärjestäjiä kohtaan.
5. Joustavuus ja skaalautuvuus
Hybriditapahtumien joustavuus voidaan nähdä yhtenä sen suurimmista hyödyistä. Vuosi 2020 on osoittanut, että ainoa varma asia on epävarmuus. Hybriditapahtuman avulla on mahdollista reagoida muutoksiin joustavasti, koska tapahtuma voidaan tarvittaessa toteuttaa myös täysin virtuaalisesti. Hybriditapahtumat ovat myös skaalautuvia, sillä virtuaalinen osallistuminen mahdollistaa osallistujamäärän kasvattamisen tai supistamisen tarpeen vaatiessa.
6. Lisäarvon tuottaminen kumppaneille
Hybriditapahtumien avulla voidaan tuottaa lisäarvoa kumppaneille tarjoamalla heille parempaa brändinäkyvyyttä fyysisen ja/tai virtuaalisen messuosaston avulla, mahdollistamalla suorat liidit, tuottamalla välitöntä dataa tapahtuman aikana sekä toimittamalla kattavat analytiikkaraportit tapahtuman päätyttyä.
Lue myös 10 asiaa, jotka virtuaalitapahtumaa suunnittelevan tulee tietää.
Kiinnostuitko hybriditapahtuman järjestämisestä? Ota yhteyttä, niin me autamme sinua!
