Näin järjestät onnistuneen henkilöstötapahtuman virtuaalisena tai hybridinä

Henkilöstötapahtumien avulla voidaan parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä ja tiimihenkeä, minkä vuoksi niitä kannattaa järjestää työvuoden aikana säännöllisesti. Kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset ovat kasvattaneet merkityksellisyyttään viimeisen kahden vuoden aikana, mutta etätyöskentelyn yleistyessä ei kuitenkaan aina voida olettaa kaikkien pääsevän fyysisesti paikalle. Ratkaisu löytyy virtuaali- tai hybriditoteutuksista.

Virtuaali- ja hybriditapahtumat ovat kaikille saavutettavia ajasta ja paikasta riippumatta, mikä mahdollistaa henkilöstön yhteen tuomisen työskentelivät he missä päin maailmaa tahansa. Erityisen hyvin esimerkiksi hybriditapahtumiksi soveltuvia henkilöstötapahtumia ovat esimerkiksi:

  • gaalat
  • kickoff-tapahtumat
  • strategiapäivät
  • koulutuspäivät

Henkilöstötapahtumien konseptista lisää täällä.

Tässä muutama vinkki, joiden avulla järjestät onnistuneen henkilöstötapahtuman virtuaalisena tai hybridinä.

  1. Panosta laadukkaaseen sisältöön

Virtuaali- ja hybriditapahtumissa sisällön merkitys korostuu. Ohjelma tulee käsikirjoittaa ja aikatauluttaa huolellisesti, jotta tapahtumasta tulee viihdyttävä ja ehyt kokonaisuus, jossa myös siirtymät ja tauot on huomioitu.

Lisäksi juontajien, esiintyjien ja puhujien valinnassa on hyvä huomioida tapahtuman tyyli ja tavoitteet; onko tapahtuma luonteeltaan formaali, jolloin puhujiksi kannattaa valita asiantuntijoita vai toivotaanko tapahtumalta rentoutta, jolloin esiintyjänä voi toimia vaikkapa stand up -koomikko tai puheenvuoron pitää julkisuudesta tuttu henkilö?

Laadukkaalla sisällöllä varmistetaan osallistujien viihtyminen ja sitoutuminen sekä tarjotaan ensiluokkainen tapahtumakokemus.

2. Tarjoa yhteinen kokemus

Olivat osallistujat fyysisesti paikalla tai etäyhteyksien päässä, on tärkeää pyrkiä luomaan tunne kaikille yhteisestä kokemuksesta. Yhteinen kokemus rakentuu yhdessä tekemisen ja vuorovaikutuksen kautta sekä parantaa tiimihenkeä.

Muista siis jättää päälavan / päälavojen ohjelman ohella aikaa myös henkilöstöä yhteen tuovalle ohjelmalle, kuten peleille, kilpailuille, työpajoille, vapaalle keskustelulle ja verkostoitumiselle.

Helppokäyttöisen mobiilisovelluksen avulla mahdollistat vuorovaikutuksen myös fyysisesti läsnäolevien sekä etäosallistujien välillä.

Hybriditapahtuma tilat

3. Tilat tarpeen mukaan

Tilojen valinnassa kannattaa ottaa huomioon tapahtuman tyyli; tuleeko tapahtumatilan olla intiimi ja juhlava vai onko tavoitteena löytää toimiva tila, johon saadaan mahtumaan suurikin yleisö turvallisesti? Tai kenties visualisoitu studioympäristö toimii etätapahtumassa parhaiten?

Myös tapahtuman sisältö vaikuttaa tilavalintaan. Mikäli tilassa on esimerkiksi tarkoituksena toteuttaa musiikkiesityksiä tai striimata, tulee äänentoisto ja valaistus ottaa huomioon.

Laatuun kannattaa satsata myös striimauksen osalta. Monikameratuotanto on aina paikallaan, jottei lähetys ole liian yksitoikkoinen kuvakulmiltaan, ja asiansa osaava kuvaustiimi tuo rauhallisuutta ja varmuutta niin esiintyjien kuin muidenkin paikallaolijoiden keskuuteen.

Kysy lisää tilapaketeista.

4. Valitse virtuaalialusta fiksusti

Virtuaalialusta valitaan aina tapahtumakohtaisesti; onko alustalle tarkoitus vain striimata tapahtuman sisältö vai halutaanko alustan mahdollistavan moniulotteisempi tapahtumakokemus vuorovaikutuksellisine ominaisuuksineen?

Osallistumisen helppous on tärkeää, mutta haluat todennäköisesti myös varmistaa, ettei ulkopuolisia saavu paikalle. Modernissa tapahtuma-alustassa, kuten Hopin, voidaan järjestää myös rajattuja ja suljettuja ohjelmaympäristöjä, kuten kokouksia, vaikkapa ennen viihteellistä ohjelmaa.

Hybriditapahtuma laitteet

5. Älä unohda tarjoiltavia

Hyvä ruoka ja juoma, parempi mieli. Voit järjestää tarjoiltavia sekä paikan päälle että tilata niitä henkilöstölle kotiin nautittaviksi. Voit myös toimittaa osallistujille raaka-aineet ja ohjeet kotiin ja yhteisenä ohjelmanumerona kukin valmistaa itselleen aterian. Yksinkertaisin vaihtoehto on tarjota jokaiselle kotiinkuljetuskrediittejä tai lahjakortti.

Haluatko järjestää henkilöstötapahtuman, jonne paikalle pääsee myös etätyöskentelijät Suomesta ja ulkomailta? Meiltä saat teknologian, tilat ja esiintyjät virtuaali- sekä hybriditapahtumiin. Ota yhteyttä [email protected] tai soita +358 45 1112 019, niin jutellaan lisää! Muut yhteystiedot ja tarjouspyyntölomakkeen löydät täältä.

Palveluistamme löydät lisätietoa täältä ja teknologiaratkaisuistamme täältä.

Parempia tapahtumia - yhdessä

Lisää luettavaa hybriditapahtumista ja virtuaalitapahtumista

Näin järjestät onnistuneen henkilöstötapahtuman virtuaalisena tai hybridinä

Viisi vinkkiä, joiden avulla järjestät onnistuneen henkilötapahtuman virtuaalisena tai hybridinä. Kickoffit, gaalat, strategiapäivät ja koulutustilaisuudet.

Unie ja VALO Hotel & Work kumppaneiksi!

Suomen monipuolisin hybridihotelli VALO Hotel & Work ja tapahtuma-alan edelläkävijä Unie, aiemmin Virtuaalitapahtumat.fi, yhdistävät voimansa…

Hybriditapahtumat tulevat, oletko valmis?

Virtuaalitapahtumat syntyivät tarpeesta järjestää tapahtumia ja kohdata muita ihmisiä myös poikkeusoloissa. Sitemmin virtuaalitapahtumien hyödyt ovat…