Virtuaalitapahtuman osallistujan opas: näin saat virtuaalitapahtumasta enemmän irti

Moniulotteisissa virtuaalitapahtumissa osallistujat voivat vapaasti liikkua eri huoneiden ja tapahtuma-alueiden välillä, nauttia sisällöistä sekä vuorovaikuttaa ja verkostoitua muiden osallistujien kanssa – aivan kuten fyysisissäkin tapahtumissa. Tähän artikkeliin olemme keränneet yleisiä ohjeita sekä vinkkejä siitä, miten virtuaalitapahtumasta saadaan enemmän irti osallistujan näkökulmasta.

Lue myös 10 askelta onnistuneen virtuaalitapahtuman tuottamiseen.

Vuorovaikuta

Virtuaalitapahtumassa voi olla käytössä vuorovaikutuksellisia keskusteluhuoneita, joihin osallistujat ottavat yhteyden omilta tietokoneiltaan. Osallistujana voit liittyä keskusteluun chatissa tai pyytää moderaattorilta lupaa astua lavalle keskustelemaan aiheesta tai kysymään kysymyksiä. Mikäli pidät puheenvuoron videoyhteydellä, huolehdithan riittävästä valaistuksesta ja siitä, että tausta on siisti. Virtuaalitapahtuma-alustat eivät välttämättä tarjoa mahdollisuutta sumentaa taustaa tai valita taustakuvaa. Suosittelemme myös käyttämään ulkoista mikrofonia sekä laadukasta kameraa, jotta äänen ja kuvan laatu olisivat mahdollisimman hyvät. Kuulokkeiden käyttäminen on aina suositeltavaa, jotta muiden äänet eivät välity takaisin keskusteluun mikrofonisi kautta. On myös suositeltavaa klikata mikrofoni äänettömälle, mikäli ei ole itse pitämässä puheenvuoroa. Jos verkkoyhteys on heikko, kuvan piilottaminen antaa enemmän kaistaa äänelle.

virtuaalitapahtuma osallistaminen slido
Virtuaalitapahtumissa voidaan hyödyntää esimerkiksi Slido-fasilitointityökalua

Virtuaalitapahtumassa on usein käytössä erilaisia fasilitointityökaluja, jotka mahdollistavat vuorovaikutuksen järjestävän tahon ja muiden osallistujien kanssa. Voit hyödyntää fasilitointityökaluja vastaamalla kyselyihin ja äänestyksiin sekä osallistumalla peleihin ja ryhmätyöskentelyyn esimerkiksi Miron, Slidon tai Kahootin kautta.

Verkostoidu

Virtuaalitapahtumassa osallistujat voivat verkostoitua samanhenkisten osallistujien kanssa sattumanvaraisesti verkostoitumisalueella sekä tarkoituksenmukaisesti osallistujavälilehdellä. Verkostoitumisalueella alusta arpoo sinulle keskustelukumppanin ja verkostoituminen tapahtuu 1on1-videoyhteyden avulla. Verkostoitumisen aikana osallistujat voivat helposti vaihtaa yhteystietoja käyntikorttien tapaan. Voit hyödyntää verkostoitumisalueella kerättyjä yhteystietoja vapaasti myös tapahtuman päätyttyä.

Virtuaalitapahtuma vuorovaikutus
Virtuaalitapahtumassa voit keskustella muiden kanssa chatissa tai videoyhteydellä

Osallistujavälilehdellä voit itse valita kenen kanssa haluat verkostoitua. Verkostoitumiseen voi käyttää yksityischattia tai 1on1-videoyhteyttä. Lisäksi voit tapahtuman aikana ehdottaa toiselle osallistujalle tapaamista tapahtuma-alustalla tai järjestää useamman henkilön kokouksen.

Virtuaalitapahtuma profiili
Omien profiilitietojen päivittäminen on aina suositeltavaa

Verkostoitumista varten suosittelemme päivittämään profiilisi tapahtuma-alustalla. Valitse edustava kuva, jossa kasvosi näkyvät selkeästi; kerro biographyyn eli bioon itsestäsi; ja linkitä some-kanavasi, jotta verkostoituminen kanssasi on helpompaa.

Heittäydy ja inspiroidu

Muista, että virtuaalitapahtumaan osallistuminen ei ole haudan vakavaa. Heittäydy mukaan keskusteluun, kokeile ennakkoluulottomasti tapahtuma-alustalta löytyviä työkaluja ja inspiroidu laadukkaista tapahtumasisällöistä. Voit esimerkiksi ottaa kuvakaappauksen itsestäsi lavalla tai uuden tuttavan kanssa verkostoitumistilassa, ja jakaa sen somessa käyttäen tapahtuman virallisia tunnisteita.

Virtuaalitapahtuma chat

Yleisiä ohjeita

Virtuaalitapahtumaan osallistuessasi on hyvä varmistaa, että tietokoneeseesi on tehty viimeisimmät ohjelmistopäivitykset. Käytä modernia ja päivitettyä selainta, kuten esimerkiksi Chrome tai Firefox, jotka takaavat parhaan tapahtumakokemuksen. Suosittelemme myös sulkemaan ylimääräiset välilehdet ja sovellukset taustalta etenkin, jos käyttämäsi laite on jo useamman vuoden nähnyt. Joskus kolmannen osapuolen laajennukset voivat estää käyttöliittymän elementtien toiminnan. Tällaisissa tapauksissa suosittelemme avaamaan tapahtuman Incognito-tilassa Chrome-selaimessa.

Vaikka kotona tai toimistolla on nopea nettiyhteys, se ei takaa laitteen nopeaa yhteyttä nettiin. Jos käytät langatonta yhteyttä, varmista ettei laitteen ja reitittimen välissä ole signaalia estäviä seiniä tai muita esteitä. Vanhemmat laitteet eivät välttämättä tue nopeita langattomia yhteyksiä. Lisäksi on hyvä muistaa, että suurin osa virtuaalitapahtumien ongelmista ratkeaa selainvälilehden päivittämisellä.

Toivottavasti näistä vinkeistä on sinulle hyötyä osallistuessasi seuraavaan virtuaalitapahtumaan! Kaikissa järjestämissämme virtuaalitapahtumissa on osaava tukihenkilöstö paikalla, joten älä epäröi kysyä apua, jos kohtaat ongelmia.

Oletko itse järjestämässä virtuaalitapahtumaa? Tutustu artikkeliin Virtuaalitapahtuman järjestäjän opas: näin järjestät onnistuneen virtuaalitapahtuman tai ota yhteyttä!

Parempia tapahtumia - yhdessä

Lisää luettavaa hybriditapahtumista ja virtuaalitapahtumista
Virtuaalitapahtumat.fi on nyt Unie